Diesmal sind wir im Caritas Pflegewohnhaus Sch\u00f6nbrunn in Wien zu Gast, wo wir mit Hausleiterin Isabella Gruber gesprochen haben. Sie berichtet uns von den \u201eWehwehchen\u201c des alten Systems zur Depotgeldverwaltung und wie sie den Umstieg auf Pflegenavi empfunden hat.<\/p>\n
Isabella, magst du dich kurz vorstellen und erz\u00e4hlen, wo du arbeitest und was deine Aufgaben sind?<\/strong><\/p>\n Sehr gerne. Mein Name ist Isabella Gruber, ich bin die Hausleitung im Pflegewohnhaus Sch\u00f6nbrunn. Aktuell betreuen wir rund 70 Bewohnerinnen und Bewohner und erweitern unsere Kapazit\u00e4t gerade auf 85 Pflegepl\u00e4tze. Als Hausleitung bin ich gemeinsam mit unseren Pflegedienstleiter f\u00fcr die organisatorische und fachliche F\u00fchrung des Hauses zust\u00e4ndig und wir begleiten gemeinsam mit unserem Team den gesamten Pflege \u2013 und Verwaltungsalltag. Ein wesentlicher Teil dabei ist nat\u00fcrlich die Verwaltung der Depotgelder unserer Bewohner:innen \u2013 ein Bereich, der fr\u00fcher sehr zeitaufwendig war. Ich war von Beginn an in die Umstellung vom alten System auf Pflegenavi eingebunden und kann heute sagen: Die Einf\u00fchrung hat uns die Arbeit enorm erleichtert. Ich bin wirklich dankbar, dass wir nun schon seit einiger Zeit mit diesem innovativen System arbeiten d\u00fcrfen.<\/p>\n Wie habt ihr die Depotgeldverwaltung fr\u00fcher organisiert \u2013 also bevor ihr Pflegenavi verwendet habt?<\/strong><\/p>\n Fr\u00fcher haben wir mit einem sehr alten Depotverwaltungsprogramm gearbeitet, das irgendwann mit dem Betriebssystem gar nicht mehr kompatibel war. Es war ein einfaches Kontoprogramm, in dem man nur Buchungen dokumentieren konnte \u2013 Belege hochladen oder digital ablegen war nicht m\u00f6glich. Die Originalbelege wurden gesammelt und einmal im Monat per Post an die Angeh\u00f6rigen verschickt. Das war sehr aufwendig und riskant \u2013 Briefe gingen verloren und wir mussten mit Originalen arbeiten, was nat\u00fcrlich gef\u00e4hrlich war. Zus\u00e4tzlich zu den Portokosten hatten auch die Mitarbeiter:innen einen enormen Verwaltungsaufwand. Und das Verschicken der Belege war ja nur ein Teil \u2013 die eigentlichen Ausgaben haben wir aus einem gro\u00dfen Sammelkonto vorgestreckt, das anschlie\u00dfend manuell nachgebucht werden musste.<\/p>\n Wie hat das mit dem Sammelkonto funktioniert und was war besonders m\u00fchsam daran?<\/strong><\/p>\n Wir hatten ein eigenes Bankkonto, auf das die Bewohner ihr Depotgeld einbezahlt haben bzw. das \u00fcber SEPA-Einz\u00fcge bef\u00fcllt wurde. Weil wir dieses Sammelkonto selbst verwaltet haben, mussten alle Buchungen manuell in der Buchhaltung erfasst werden. Wir hatten 70 Einziehungsauftr\u00e4ge \u2013 pro Bewohner:in mussten wir also zwei Buchungen anlegen, damit das Depot gef\u00fcllt wurde. Alleine dadurch hatten wir rund 140 zus\u00e4tzliche Buchungen pro Monat \u2013 und das f\u00fcr eine T\u00e4tigkeit, die gar nicht direkt mit Pflege zu tun hat.<\/p>\n Wie lief die Abwicklung, wenn das Depot eines Bewohners fast leer war?<\/strong><\/p>\n Wenn wir gesehen haben, dass das Depot zur Neige geht, haben wir manuell einen Einzieher z. B. \u00fcber 100 Euro angelegt. Damit wir aber sofort Ausgaben t\u00e4tigen konnten, mussten wir dieses Geld zun\u00e4chst aus der Hauptkassa der Caritas vorstrecken und in die Depotkassa \u201eumschlichten\u201c. Der Beleg ging am Monatsende in die Buchhaltung \u2013 erst dann wurde erkannt, dass es sich um einen Einzieher handelt und erst danach erfolgte die tats\u00e4chliche Abbuchung vom Konto der Bewohnerin. Dadurch lagen oft Wochen zwischen Ausgabe und tats\u00e4chlichem Zahlungseingang. Das war weder f\u00fcr uns vorteilhaft noch f\u00fcr Angeh\u00f6rige nachvollziehbar.<\/p>\n Wo lag hier das gr\u00f6\u00dfte Problem im Kontakt mit Angeh\u00f6rigen?<\/strong><\/p>\n Durch diese Zeitverschiebung stimmten die Bewegungen im Depotkonto mit den echten Abbuchungen nie \u00fcberein. Angeh\u00f6rige sahen eine Buchung, aber die tats\u00e4chliche Abbuchung vom Konto erfolgte erst viel sp\u00e4ter. Dadurch gab es immer wieder Fragen und Rechtfertigungsbedarf \u2013 und wir mussten sehr viel erkl\u00e4ren und manuell zuweisen.<\/p>\n Was war, wenn ein Bewohner verstorben ist?<\/strong><\/p>\n Das war besonders heikel. Wenn wir den Einzieher bei uns verbucht hatten und kurze Zeit sp\u00e4ter Leistungen f\u00fcr die Bewohnerin erbracht wurden, kam es oft vor, dass sie verstarb, bevor die eigentliche Abbuchung durchgef\u00fchrt wurde. Das Konto war dann bereits gesperrt, und wir hatten eine offene Forderung. Wir mussten diese F\u00e4lle an die Verlassenschaft melden und hoffen, dass wir das Geld zur\u00fcckbekommen. Zus\u00e4tzlich kam es h\u00e4ufig vor, dass Einziehungsauftr\u00e4ge mangels Kontodeckung platzten, weil Angeh\u00f6rige gar nicht wussten, wann eingezogen wird \u2013 das hat zu vielen Spesen und Nachtelefonieren gef\u00fchrt. Es war sehr intransparent und aufwendig.<\/p>\n Wie hat sich mit Pflegenavi die Situation ver\u00e4ndert?<\/strong><\/p>\n Seit wir 2023 auf Pflegenavi umgestellt haben, ist alles viel entspannter. Wir haben kaum noch Bargeld im Haus \u2013 fr\u00fcher lagen hohe Summen im Safe, das war ein Sicherheitsrisiko. Heute habe ich ein viel besseres Gef\u00fchl \u2013 auch im Hinblick auf die Verantwortung meiner Kolleginnen. Wir waren uns fr\u00fcher oft unsicher, ob wir gewisse Abl\u00e4ufe \u00fcberhaupt rechtlich korrekt handhaben. Jetzt ist mit Pflegenavi alles transparent, nachvollziehbar und rechtssicher. Angeh\u00f6rige und Erwachsenenvertreter k\u00f6nnen tagesaktuell den Kontostand samt Belegen einsehen \u2013 fr\u00fcher hatten wir bis zu zwei Monate Verz\u00f6gerung.<\/p>\n Wie wichtig ist dir diese Transparenz?<\/strong><\/p>\n Sehr wichtig. Fr\u00fcher kamen Angeh\u00f6rige mit Fragen zu Ausgaben, die schon Monate zur\u00fccklagen, und wir mussten m\u00fchsam in Papierarchiven suchen \u2013 oft waren die Originale schon verschickt. Auch bei Dienstleistungen wie dem Friseurbesuch war es schwer zu beweisen, dass die Leistung erbracht wurde. Jetzt kann ich sagen: Alles ist digital archiviert, gesetzeskonform gespeichert und per Klick abrufbar. Das schafft Vertrauen und entlastet uns enorm.<\/p>\n Wie reagiert dein Team auf Pflegenavi und die PIANQA Bezahlkarte?<\/strong><\/p>\n Unsere Mitarbeiter:innen sind sehr froh, dass sie beim Einkaufen kein Bargeld mehr mitf\u00fchren m\u00fcssen. Fr\u00fcher musste man st\u00e4ndig Geld holen, Belege sortieren und zuordnen \u2013 jetzt l\u00e4uft alles automatisch \u00fcber die PIANQA-Bezahlkarte. Wobei, ganz ohne Bargeld geht es ja auch nicht und da ist es gut zu wissen, dass mit der PIANQA Bezahlkarte auch Bargeldabhebungen erlaubt sind und Pflegenavi generell mit Bargeld Transaktionen umgehen kann.<\/p>\n Und wie reagieren Angeh\u00f6rige, Erwachsenenvertreter und Dienstleister?<\/strong><\/p>\n Die R\u00fcckmeldungen sind durchwegs positiv. Auch die kleinen Geb\u00fchren werden akzeptiert, weil der Mehrwert klar erkennbar ist. Nach unserem Infoabend haben sich viele Angeh\u00f6rige sogar pers\u00f6nlich bedankt. Fast alle Erwachsenenvertreter:innen sind bereits umgestiegen und freuen sich, dass sie alles remote \u00fcberwachen k\u00f6nnen. Auch die Dienstleister sind gerade in der Umstellung und sehen keine H\u00fcrden \u2013 im Gegenteil, sie begr\u00fc\u00dfen die Vereinfachung.<\/p>\n Wie habt ihr die Umstellung erlebt?<\/strong><\/p>\n Nat\u00fcrlich braucht jedes neue System eine kurze Eingew\u00f6hnung, aber die Freude \u00fcber die Erleichterung war viel gr\u00f6\u00dfer. Wir waren eines der ersten Caritas-H\u00e4user, die mit Pflegenavi gestartet sind. Das Team von Pflegenavi, insbesondere Patrick und Markus, hat uns von Anfang an sehr intensiv begleitet \u2013 sogar beim Angeh\u00f6rigenabend waren sie dabei. Die Unterst\u00fctzung war wirklich erstklassig und Anpassungsw\u00fcnsche wurden sofort umgesetzt.<\/p>\n Wie nutzt du Pflegenavi als Hausleitung heute?<\/strong><\/p>\n Ich nutze das System fast t\u00e4glich. Besonders das Reporting ist ein gro\u00dfer Vorteil: Ich sehe sofort, welche Depots kritisch werden, wie viel Bargeld im Haus ist und ob Belege fehlen. Auch die Kontrolle im Vier-Augen-Prinzip funktioniert jetzt mit wenigen Klicks. Fr\u00fcher musste man sich durch viele Masken klicken und Dokumente zusammensuchen \u2013 heute sind diese Informationen in Sekunden verf\u00fcgbar. Das spart enorm Zeit und reduziert Fehlerquellen.<\/p>\n Was bedeutet Digitalisierung f\u00fcr dich pers\u00f6nlich im Pflegekontext?<\/strong><\/p>\n F\u00fcr mich ist Digitalisierung eine gro\u00dfe Chance. Systeme wie Pflegenavi helfen dabei, Zeit f\u00fcr das Wesentliche \u2013 n\u00e4mlich die Pflege \u2013 zur\u00fcckzugewinnen. Meine Zielsetzung ist, dass Kolleg:innen weniger im B\u00fcro mit Papierkram besch\u00e4ftigt sind und mehr bei den Bewohnerinnen sein k\u00f6nnen. Mit Pflegenavi kann man die Ausgaben direkt per App erfassen \u2013 sogar unmittelbar bei der \u00dcbergabe der Dinge an die Bewohnerin. Das wird sehr gesch\u00e4tzt.<\/p>\n Was w\u00fcrdest du Kolleg:innen raten, die noch mit Bargeld oder Sammelkonten arbeiten?<\/strong><\/p>\n Ich sage ganz klar: Traut euch! Die Zeit der gro\u00dfen Bargeldbest\u00e4nde und Sammelkonten ist vorbei. Man muss bereit sein, sich von alten Strukturen zu l\u00f6sen \u2013 auch wenn man sie jahrelang so gemacht hat. Pflegenavi ist seiner Zeit voraus und deckt viele rechtlich relevante Anforderungen ab, die wir fr\u00fcher gar nicht so bewusst wahrgenommen haben.<\/p>\n Und was w\u00fcnschst du dir f\u00fcr die Zukunft bei Pflegenavi?<\/strong><\/p>\n Derzeit bin ich sehr zufrieden mit dem System. Ich w\u00fcrde mir vielleicht noch w\u00fcnschen, dass man zuk\u00fcnftig auch Bank\u00fcberweisungen direkt \u00fcber das System abwickeln kann. Aber ich bin sicher, dass diese Funktion noch kommen wird.<\/p>\n\t\t <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Mit unserer Reihe \u201ePflegenavi in der Praxis\u201c zeigen wir, wie innovative Pflegeeinrichtungen unsere Software- bzw. Zahlungsl\u00f6sung f\u00fcr die Depotgeldverwaltung im Alltag erfolgreich einsetzen. 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Mit Pflegenavi: Sicherheit, Transparenz und sofortige Nachvollziehbarkeit<\/h3>\n
Reaktionen von Team, Angeh\u00f6rigen und Dienstleistern<\/h3>\n
Einf\u00fchrung, Zusammenarbeit und t\u00e4gliche Nutzung<\/h3>\n
Digitalisierung als Entlastung<\/h3>\n
Ausblick & Empfehlung<\/h3>\n
\u201ePflegenavi hat im Pflegewohnhaus Sch\u00f6nbrunn nicht nur die Depotgeldverwaltung digitalisiert, sondern vor allem Transparenz, Sicherheit und Vertrauen geschaffen. Pflegenavi ist f\u00fcr uns ein echter Gewinn \u2013 f\u00fcr die Verwaltung, f\u00fcr die Mitarbeiter:innen und vor allem f\u00fcr die Bewohner:innen.\u201c sagt Isabella Gruber abschlie\u00dfend.\n<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n