![](\"https:\/\/cdn.prod.website-files.com\/65c88fa115a8106a1dbb21d9\/699efc9495c042ae06e2ffa8_Caritas-Pflegenavi-mitKarten.jpg\")
<\/p>\nWenn Pflege- und Betreuungseinrichtungen f\u00fcr ihre Klientinnen und Klienten \u2013 ob in station\u00e4rer oder mobiler Betreuung \u2013 sogenanntes Klienten- bzw. Fremdgeld verwalten, bewegen sie sich oft in einem rechtlichen Graubereich mit erheblichen Haftungsrisiken und Compliance-L\u00fccken. Denn sobald Pflegebed\u00fcrftige ihr eigenes Geld nicht mehr selbst verwalten k\u00f6nnen oder wollen, \u00fcbernimmt die Organisation diese Aufgabe treuh\u00e4nderisch \u2013 mit hohen Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und Rechtskonformit\u00e4t.<\/p>\n
In der Praxis stellt genau diese treuh\u00e4nderische Verantwortung eine der gr\u00f6\u00dften Compliance-Herausforderungen f\u00fcr Pflege- und Betreuungseinrichtungen dar. Insbesondere bei gr\u00f6\u00dferen Organisationen mit vielen Standorten, Mitarbeiter:innen und unterschiedlichen Betreuungssettings geraten bestehende Prozesse rund um das Thema Klientengeld regelm\u00e4\u00dfig unter Druck. Interne Revisionen zeigen dabei immer wieder Schwachstellen \u2013 etwa bei der l\u00fcckenlosen Dokumentation, der Nachvollziehbarkeit einzelner Ausgaben, jedoch am wichtigsten: bei der klaren Trennung von Organisations- und Fremdgeldern. Zwar bieten viele Pflegedokumentationssysteme mittlerweile Funktionen zur Erfassung von Klientengeldern an, diese greifen jedoch zu kurz: Denn die Gelder selbst verbleiben weiterhin bei der Organisation, wodurch die eigentlichen Haftungs- und Compliance-Risiken bestehen bleiben. Pflegenavi setzt hier bewusst auf digitale e-Wallets, die eine echte, rechtlich saubere und auch insolvenzsichere Trennung von Organisations- und Klientengeldern erm\u00f6glichen. Was es daf\u00fcr braucht, ist eine spezialisierte, rechtssichere Infrastruktur, die Klientengeldverwaltung nicht nur dokumentiert, sondern ganzheitlich \u2013 von der Verwahrung \u00fcber die Zahlung bis zur revisionssicheren Nachvollziehbarkeit \u2013 abwickelt. Auch bei der Caritas der Erzdi\u00f6zese Wien wurde im Zuge interner Pr\u00fcfungen deutlich, dass es f\u00fcr diese komplexen Anforderungen eine neue, digitale L\u00f6sung braucht.<\/p>\n
Das \u00f6sterreichische Healthcare-Fintech Pflegenavi hat f\u00fcr diese Herausforderung eine innovative und rechtssichere L\u00f6sung entwickelt. Nach einer erfolgreichen gemeinsamen Pilotphase mit der Caritas der Erzdi\u00f6zese Wien \u2013 in der das System umfassend in den Bereichen station\u00e4re Pflege, mobile Pflege, Menschen mit Behinderung sowie Hilfe in Not erprobt wurde \u2013 ist nun der Rollout in \u00fcber 100 Caritas-Einrichtungen erfolgt. Insgesamt werden dabei mehr als 1.000 Mitarbeiter:innen der Caritas mit den Pflegenavi-Bezahlkarten \u201ePIANQA\u201c und rund 2.000 Klient:innen mit den Pflegenavi e-Wallets ausgestattet.<\/p>\n
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v.l.n.r.: Helga Sch\u00f6nthaler (Caritas der Erzdi\u00f6zese Wien), Rainer Schuster (Pflegenavi), Peter Adelmann (Caritas der Erzdi\u00f6zese Wien), Wilfriede Himmelbauer (Caritas der Erzdi\u00f6zese Wien), Patrick Reinfeld (Pflegenavi), Foto \u00a9 Caritas der Erzdi\u00f6zese Wien<\/p>\n
Caritas setzt auf Digitalisierung<\/strong><\/p>\n Mit der innovativen Pflegenavi Wallets- und Bezahlkartenl\u00f6sung wird k\u00fcnftig die Klientengeldverwaltung und Zahlungsabwicklung digital und transparent durchgef\u00fchrt. Bereits in der im April 2025 begonnenen Pilotphase zeigte sich rasch, dass Pflegenavi den Verwaltungsaufwand f\u00fcr Mitarbeiter:innen deutlich reduziert, gleichzeitig Sicherheit und Nachvollziehbarkeit f\u00fcr Klient:innen und deren Angeh\u00f6rige erh\u00f6ht und somit ein sp\u00fcrbarer Mehrwert f\u00fcr alle Beteiligten entsteht.<\/p>\n Im Rahmen des Live-Rollouts in den Bereichen station\u00e4re und mobile Pflege, Menschen mit Behinderung sowie Hilfe in Not werden mittlerweile die Klientengelder mithilfe von Pflegenavi verwaltet. Zus\u00e4tzlich kommen Bezahlkarten \u2013 ausgestellt als VISA Platinum Business Cards \u2013 bei den Mitarbeiter:innen der Caritas Wien zum Einsatz. Diese Karten nennt das Fintech Unternehmen PIANQA und stehen sowohl physisch als auch virtuell am Smartphone zur Verf\u00fcgung. Sie werden f\u00fcr allt\u00e4gliche Ausgaben wie Eink\u00e4ufe, Apothekenbesuche oder sonstige Besorgungen im Auftrag der Klient:innen von den Mitarbeiter:innen genutzt. Transaktionen erfolgen in Echtzeit und k\u00f6nnen den jeweiligen Klient:innen mit nur wenigen Klicks \u00fcber die Pflegenavi-Apps zugeordnet werden. Die Kartenl\u00f6sung erm\u00f6glicht damit eine sichere, effiziente und zugleich flexible Abwicklung s\u00e4mtlicher Ausgaben im rechtssicheren Rahmen der Klientengeldverwaltung.<\/p>\n F\u00fcr die Caritas Wien markiert dieser Schritt einen wichtigen Meilenstein in der digitalen Weiterentwicklung ihrer Pflege- und Betreuungsprozesse. Peter Adelmann, CFO der Caritas Wien, betont: \u201eWir freuen uns, dass Pflegenavi nach der erfolgreichen Pilotphase nun in den Echtbetrieb f\u00fcr mehr als 100 Einrichtungen \u00fcbergeht. Damit entlasten wir unsere Mitarbeiter:innen und erleichtern die t\u00e4gliche Arbeit sp\u00fcrbar. Das Wichtigste aber ist: Wir haben eine rechtssichere und transparente L\u00f6sung f\u00fcr die Verwaltung fremder Gelder in unseren Pflege- und Betreuungseinrichtungen geschaffen.\u201c<\/p>\n Mit der Entscheidung f\u00fcr Pflegenavi nimmt die Caritas der Erzdi\u00f6zese Wien bewusst eine Vorreiterrolle ein. Als eine der ersten gro\u00dfen sozialen Organisationen in \u00d6sterreich setzt sie auf eine eigenst\u00e4ndige, spezialisierte Infrastruktur f\u00fcr die rechtssichere Klientengeldverwaltung und positioniert sich damit klar als Innovations- und Digitalisierungstreiber im Pflege- und Betreuungsbereich. Der Schritt zeigt: Das Thema Klientengeld ist kein Randthema, sondern eine zentrale Governance- und Compliance-Frage, die aktiv und zukunftsorientiert gel\u00f6st werden muss.<\/p>\n Der Bedarf an einer solchen L\u00f6sung besteht dabei l\u00e4ngst \u00fcber die Caritas hinaus. Das Grundproblem der Klientengeldverwaltung war in vielen Pflege- und Betreuungseinrichtungen seit Jahren bekannt \u2013 es fehlte jedoch an einer praxistauglichen und zugleich rechtskonformen L\u00f6sung. Seit dem Start des Rollouts verzeichnet Pflegenavi eine stark steigende Nachfrage weiterer sozialer Organisationen. Die entwickelte Infrastruktur st\u00f6\u00dft dabei nicht nur bei Einrichtungen selbst, sondern auch bei Dachverb\u00e4nden sowie im Umfeld der Erwachsenenvertretung auf breite Zustimmung.<\/p>\n Warum gemeinsam Caritas & Pflegenavi?<\/strong><\/p>\n Aus Sicht der Caritas war fr\u00fch klar, dass das Thema Klienten- bzw. Fremdgeldverwaltung ein hohes Problembewusstsein erfordert. \u201eWir wussten sehr genau, wo die Herausforderungen liegen \u2013 rechtlich, organisatorisch und im Alltag der Mitarbeiter:innen. Was es gebraucht hat, war eine wirklich z\u00fcndende Produktidee, die diese Komplexit\u00e4t praktikabel aufl\u00f6st\u201c, so einer der Projektkoordinator:innen Patrik Lindenthal von der Caritas Wien.<\/p>\n Gleichzeitig zeigte sich rasch, dass f\u00fcr ein solches Vorhaben hoch spezialisiertes IT- und Finanz-Know-how von au\u00dfen notwendig ist. \u201ePflegenavi hat genau diese Expertise eingebracht \u2013 und gleichzeitig ein tiefes Verst\u00e4ndnis f\u00fcr die Realit\u00e4t sozialer Organisationen. Diese Kombination war entscheidend.\u201c<\/p>\n Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor waren die raschen Reaktionszeiten im Projekt. Anpassungen, R\u00fcckfragen und neue Anforderungen konnten z\u00fcgig aufgegriffen und umgesetzt werden. \u201eGerade in einer Organisation unserer Gr\u00f6\u00dfe ist es wichtig, dass ein Projektpartner nicht nur fachlich stark ist, sondern auch schnell und l\u00f6sungsorientiert reagiert.\u201c<\/p>\n Und nicht zuletzt, so Lindenthal, spielte auch die menschliche Ebene eine gro\u00dfe Rolle: \u201eAm Ende des Tages hat es einfach Freude gemacht, zusammenzuarbeiten. Das klingt banal, ist aber bei Projekten dieser Gr\u00f6\u00dfenordnung alles andere als selbstverst\u00e4ndlich.\u201c<\/p>\n Lessons Learned aus dem gemeinsamen Projekt<\/strong><\/p>\n Im Projektverlauf konnten beide Partner zahlreiche wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Auf Produktebene zeigte sich, dass fr\u00fcher und zielgerichteter Wissens- und Informationstransfer bei den diversen Nutzergruppen von entscheidender Bedeutung ist \u2013 insbesondere im sensiblen Umfeld digitaler Finanzl\u00f6sungen. Gleichzeitig best\u00e4tigte sich, dass starke Vernetzung mit allen Stakeholdern ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist und Vertrauen in digitale Prozesse (\u201eDigital Trust\u201c) aktiv aufgebaut werden muss. F\u00fcr Pflegenavi war es besonders wichtig, zu erkennen, dass die Vielfalt der Einrichtungen flexible L\u00f6sungen erfordert und ein starrer One-Size-Fits-All-Ansatz nicht zielf\u00fchrend ist \u2013 ein Learning, das direkt in die Weiterentwicklung des Produkts eingeflossen ist.<\/p>\n Die enge Partnerschaft wirkt zudem \u00fcber das Projekt hinaus: Pflegenavi-Co-Gr\u00fcnder Rainer Schuster und Caritas-Projektkoordinator Patrik Lindenthal teilten ihre Erfahrungen auch gemeinsam auf der B\u00fchne \u2013 etwa beim INiTS Innovation Meetup \u201eVenture Clienting \u2013 wie k\u00f6nnen Unternehmen mit geringem Risiko mit Startups zusammenarbeiten\u201c am 18. Februar 2026 in Wien.<\/p>\n Cloudl\u00f6sung mit individuellen Anpassungen<\/strong><\/p>\n Pflegenavi wurde gezielt so entwickelt, dass sich die L\u00f6sung nahtlos in die IT- und Prozesslandschaften gro\u00dfer Organisationen wie der Caritas Wien integrieren l\u00e4sst. Als moderne Cloudanwendung erm\u00f6glicht das System individuelle Anpassungen direkt innerhalb der Plattform und kommt vollst\u00e4ndig ohne lokale Installationen aus. \u201eIn zahlreichen gemeinsamen Workshops w\u00e4hrend der Pilotphase haben wir die Anforderungen einer so gro\u00dfen Organisation wie der Caritas im Detail erarbeitet. Besonders beeindruckend war, wie reibungslos Pflegenavi diese spezifischen Anforderungen \u2013 etwa die Integration eines Caritas-Single-Sign-On (SSO) inklusive komplexem Rollensystem \u2013 umsetzen konnte\u201c, betont Patrik Lindenthal mit Blick auf die individuellen Anpassungsm\u00f6glichkeiten.<\/p>\n Seitens Pflegenavi wird zudem hervorgehoben, dass die L\u00f6sung bewusst so konzipiert wurde, dass sie sowohl f\u00fcr gro\u00dfe Pflegeverb\u00fcnde wie die Caritas als auch f\u00fcr kleinere Einrichtungen optimal einsetzbar ist. Rainer Schuster, Co-Founder von Pflegenavi, erkl\u00e4rt: \u201ePflegenavi ist eine sofort einsetzbare Cloudl\u00f6sung. Es gibt einen Onboarding-Prozess, bei dem wir das System mit den initialen Kundendaten bef\u00fcllen und ein KYB (\u201eIdentit\u00e4tspr\u00fcfung von Gesch\u00e4ftskunden\u201c) durchf\u00fchren. Danach geht es ohne Installation weiter und man kann direkt starten und loslegen. Unser Integrationsteam begleitet neue Einrichtungen von Anfang an \u2013 von der Schulung bis zum Go-Live. So k\u00f6nnen Pflegeeinrichtungen jeder Gr\u00f6\u00dfe schnell und sicher in den Echtbetrieb \u00fcbergehen.\u201c<\/p>\n Mit der nun gestarteten Ausweitung auf alle Einrichtungen der Caritas Wien setzen Pflegenavi und die Caritas Wien einen weiteren Schritt zur digitalen Transformation im Pflege- und Betreuungsalltag. Das gemeinsame Ziel bleibt klar: mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz in der Klientengeldverwaltung \u2013 zum unmittelbaren Vorteil f\u00fcr Mitarbeiter:innen, Klient:innen sowie deren Angeh\u00f6rige beziehungsweise Erwachsenenvertreter:innen.<\/p>\n \u00dcber Pflegenavi<\/strong><\/p>\n Pflegenavi ist ein \u00f6sterreichisches Healthcare Fintech, das digitale L\u00f6sungen f\u00fcr die sichere und transparente Verwaltung von Klientengeldern und \u00a0bargeldlose und effiziente Spesenabrechnungen innerhalb sozialer Organisationen entwickelt. Das Unternehmen verbindet praxisnahe Software mit modernen Bezahltechnologien, um soziale Organisationen, Mitarbeiter:innen und Klient:innen sowie deren Angeh\u00f6rige und Erwachsenenvertreter:innen nachhaltig zu unterst\u00fctzen. Neben Caritas-Organisationen in mehreren Bundesl\u00e4ndern z\u00e4hlen unter anderem namhafte Organisationen wie etwa die Diakonie, der Samariterbund oder Jugend am Werk zu den Kunden von Pflegenavi. www.pflegenavi.at<\/p>\n \u00dcber die Caritas der Erzdi\u00f6zese Wien<\/strong><\/p>\n Die Caritas ist eine der gr\u00f6\u00dften Hilfsorganisationen des Landes und unter dem Leitsatz \u201eNot sehen und Handeln\u201c an mehr als 1.600 Orten in ganz \u00d6sterreich im Einsatz. Zahlreiche Aufgaben erf\u00fcllt sie in Zusammenarbeit mit der \u00f6ffentlichen Hand, vor allem die station\u00e4re und mobile Pflege \u00e4lterer und pflegebed\u00fcrftiger Menschen, die Unterst\u00fctzung f\u00fcr Menschen mit Behinderung sowie die Hilfe f\u00fcr Menschen in sozialen Notlagen. Auf dem Gebiet der Erzdi\u00f6zese Wien sind mehr als 6.000 Mitarbeiter*innen f\u00fcr die Caritas t\u00e4tig, rund 17.000 Menschen engagieren sich freiwillig in den unterschiedlichsten Projekten und in den Pfarren auf dem Gebiet der Erzdi\u00f6zese Wien: etwa im Mobilen Hospiz, in den Lebensmittelausgabestellen, den W\u00e4rmestuben oder in den Lerncaf\u00e9s.<\/p>\n