Pflegenavi ist mehr als „nur“ Klientengeldverwaltung

Viele kennen Pflegenavi als innovative Lösung für die digitale Verwaltung von Klientengeldern. Tatsächlich hat sich unsere Plattform in den letzten Jahren jedoch zu einer umfassenden Finanzlösung für soziale Einrichtungen entwickelt. Je nach Anforderung können unsere Module einzeln oder gemeinsam eingesetzt werden. So schaffen wir maximale Flexibilität – von der rechtssicheren Verwaltung von Klientengeldern bis hin zur vollständig digitalen Spesenabrechnung.

A) E-Wallets – Die digitale Finanzplattform für Klientengelder

Das E-Wallet bildet die Grundlage von Pflegenavi und ist das Modul, mit dem die meisten unserer Kundinnen und Kunden starten.

Für jede betreute Person wird ein eigenes digitales Wallet angelegt. Dies geschieht per Knopfdruck und kann die Einrichtung steuern. In der Folge werden sämtliche Einzahlungen, Ausgaben und Guthaben über dieses E-Wallet abgewickelt, revisionssicher dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar. Bargeldkassen, Excel-Listen und unübersichtliche Papierabläufe gehören damit der Vergangenheit an.

Alle Beteiligten arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform

Pflegenavi verbindet nicht nur die soziale Einrichtung, sondern alle Beteiligten eines modernen Betreuungsprozesses: von der sozialen Einrichtung, zu den Angehörigen bzw. Erwachsenenvertretern, bis hin zu den Dienstleistern!

Soziale Einrichtung

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwalten die Wallets, behalten jederzeit den Überblick über Guthaben und Geldbewegungen und profitieren von vollständig digitalen Prozessen. Es wird kein Fremdgeld mehr gehalten.

Dienstleister

Ein wesentlicher Vorteil von Pflegenavi ist die direkte Einbindung externer Dienstleister, wie Frisör, Maniküre, Pediküre oder die Apotheke. Diese erhalten – selbstverständlich mit den entsprechenden Berechtigungen – einen eigenen Zugang zur Plattform und können ihre erbrachten Leistungen direkt über das E-Wallet des Klienten abrechnen.

Die soziale Einrichtung muss keine Rechnungen mehr entgegennehmen, prüfen oder manuell weiterverarbeiten. Die gesamte Abrechnung erfolgt mit wenigen Klicks digital und nachvollziehbar. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand erheblich und alle Beteiligten sparen wertvolle Zeit.

Angehörige und Erwachsenenvertreter

Sofern eine gesetzliche Berechtigung vorliegt, erhalten auch Angehörige oder Erwachsenenvertreter einen eigenen Zugang und Einsicht.

Sie sehen jederzeit transparent sämtliche Geldbewegungen und Kontostände. Zusätzlich können sie Guthaben ganz einfach aufladen – entweder manuell per Mausklick oder automatisiert über wiederkehrende Aufladungen. Damit entfällt der organisatorische Aufwand rund um Bareinzahlungen oder Überweisungen an die Einrichtung.

Die bewährte Basis für soziale Einrichtungen

Heute setzen zahlreiche namhafte Organisationen dieses Modul täglich ein – darunter die Caritas, Diakonie, Samariterbund, Lebenshilfe, die Wiener Sozialdienste, u.v.m.

Mehr als 10.000 Nutzerinnen und Nutzer arbeiten bereits täglich mit der Pflegenavi-Plattform.

Pflegenavi vernetzt alle Akteure, die in die Zahlungsflüsse
der Klientengeldverwaltung involviert sind

‍B) Bezahlkarten – Sicher einkaufen im Namen der Klient:innen

Das Modul Bezahlkarten ergänzt die digitalen E-Wallets um echte VISA Business Cards für Mitarbeitende.

Anstatt Bargeld aus der Kassa zu entnehmen, Wechselgeld zu verwalten oder Geld zwischen verschiedenen Personen weiterzugeben, bezahlen Mitarbeitende direkt mit einer personalisierten Kreditkarte – einfach, sicher und vollständig nachvollziehbar.

Direkt das Wallet der Klienten belasten

Die Besonderheit dabei: Die Zahlung erfolgt über das E-Wallet der betreuten Person, das nach Zuordnung des Beleges und vollständiger Nachvollziehbarkeit belastet wird.

Das Geld nimmt keinen Umweg mehr über Bargeldkassen oder (Fremdgeld-)Konten der sozialen Einrichtung. Jede Zahlung wird unmittelbar dem richtigen Klienten zugeordnet und in Echtzeit dokumentiert.

Mit wenigen Klicks können Karten über die Mitarbeiterzugehörigkeit den einzelnen Klientinnen und Klienten zugewiesen oder wieder entfernt werden. Auch unterschiedliche Dienstschichten oder das bekannte „Aushelfen“ in einem anderen Heim der selben Organisation lassen sich problemlos abbilden. Dadurch kann dieselbe Karte flexibel innerhalb einer Einrichtung und sogar in der gesamten Organisation genutzt werden.

Höchste Sicherheit

Die Bezahlkarten sind echte VISA Corporate Business Cards und können weltweit überall dort eingesetzt werden, wo VISA akzeptiert wird.

Gleichzeitig behalten Einrichtungen jederzeit die vollständige Kontrolle:

Karten können innerhalb weniger Sekunden ausgestellt oder gesperrt werden.
Berechtigungen und Sicherheitsrichtlinien werden zentral verwaltet.
Bei Personalwechsel oder Fluktuation lassen sich Karten sofort deaktivieren.
Sämtliche Transaktionen werden in Echtzeit dokumentiert.
Weniger Bargeld. Weniger Risiko.

Das Arbeiten mit großen Bargeldbeträgen fremder Personen gehört damit der Vergangenheit an.

Neben der enormen Zeitersparnis werden zahlreiche Fehlerquellen beseitigt. Gleichzeitig reduziert sich das Betrugsrisiko erheblich und Mitarbeitende geraten nicht mehr in unangenehme Grauzonen rund um Bargeldverwaltung oder Wechselgeld.

Bereits heute setzen über 100 Einrichtungen dieses Modul erfolgreich ein – darunter beispielsweise die Caritas Wien. Monatlich werden bereits mehr als 50.000 Kartentransaktionen über Pflegenavi abgewickelt.

Schluss mit Bargeldkassen auf Stationen und Bankomatkarten der Angehörigen:
mit der VISA Bezahlkarte können alle Einkäufe problemlos getätigt werden.

C) Geschäftsausgaben – Die digitale Spesenabrechnung für soziale Einrichtungen

Neben Klientengeldern fallen in sozialen Einrichtungen täglich zahlreiche Geschäftsausgaben an.

Gemeinsame Mahlzeiten, Getränke, Lebensmittel, Sonderkost, Bastelmaterialien, Werkstoffe, Veranstaltungen oder Büromaterial – genau diese sogenannten Gemeinkosten verursachen in vielen Organisationen einen enormen Verwaltungsaufwand.

Der Alltag sieht häufig so aus:

Mitarbeitende strecken Ausgaben privat vor.
Es ist unklar, wer wem noch Geld schuldet.
Bargeld muss aus Kassen entnommen werden.
Budgets für Lebensmittel oder Fördergelder sind schwer kontrollierbar.
Belege sammeln sich in Ordnern oder Taschen.
Kostenstellen und Sachkonten werden manuell zugeordnet.
Kassabücher werden in Excel geführt.
Die Buchhaltung muss sämtliche Belege erneut erfassen.
Dieser Prozess kostet täglich wertvolle Arbeitszeit.

Ein durchgängiger digitaler Prozess

Mit dem Modul Geschäftsausgaben digitalisiert Pflegenavi den gesamten Ablauf.

Mitarbeitende bezahlen mit einer eigenen VISA Business Card für Geschäftsausgaben. Direkt danach fotografieren sie den Beleg oder laden ihn hoch.

Die integrierte KI erkennt automatisch die wichtigsten Rechnungsdaten und unterstützt bei der Zuordnung zu Kostenstellen, Projekten oder Sachkonten.

Anschließend durchläuft die Ausgabe definierte Freigabeprozesse und wird schließlich nahtlos an die Buchhaltung übergeben.

Dank Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen gelangen die Daten direkt in das Finanzsystem – ohne doppelte Datenerfassung oder manuelle Übertragung.

Klare Rollen und vollständige Transparenz

Durch klar definierte Rollen und Berechtigungen arbeitet jede Person genau dort, wo sie benötigt wird – von der Mitarbeiterin über die Teamleitung bis zur Buchhaltung.

Alle Beteiligten arbeiten auf derselben Plattform und greifen auf dieselben Informationen zu. Das schafft Transparenz, reduziert Fehler und spart täglich wertvolle Zeit.

Bereits zahlreiche Organisationen setzen dieses Modul erfolgreich ein.