Pflegenavi und Caritas Wien führen rechtssichere Lösung für Klientengeldverwaltung ein

Wenn Pflege- und Betreuungseinrichtungen für ihre Klientinnen und Klienten – ob in stationärer oder mobiler Betreuung – sogenanntes Klienten- bzw. Fremdgeld verwalten, bewegen sie sich oft in einem rechtlichen Graubereich mit erheblichen Haftungsrisiken und Compliance-Lücken. Denn sobald Pflegebedürftige ihr eigenes Geld nicht mehr selbst verwalten können oder wollen, übernimmt die Organisation diese Aufgabe treuhänderisch – mit hohen Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und Rechtskonformität.

In der Praxis stellt genau diese treuhänderische Verantwortung eine der größten Compliance-Herausforderungen für Pflege- und Betreuungseinrichtungen dar. Insbesondere bei größeren Organisationen mit vielen Standorten, Mitarbeiter:innen und unterschiedlichen Betreuungssettings geraten bestehende Prozesse rund um das Thema Klientengeld regelmäßig unter Druck. Interne Revisionen zeigen dabei immer wieder Schwachstellen – etwa bei der lückenlosen Dokumentation, der Nachvollziehbarkeit einzelner Ausgaben, jedoch am wichtigsten: bei der klaren Trennung von Organisations- und Fremdgeldern. Zwar bieten viele Pflegedokumentationssysteme mittlerweile Funktionen zur Erfassung von Klientengeldern an, diese greifen jedoch zu kurz: Denn die Gelder selbst verbleiben weiterhin bei der Organisation, wodurch die eigentlichen Haftungs- und Compliance-Risiken bestehen bleiben. Pflegenavi setzt hier bewusst auf digitale e-Wallets, die eine echte, rechtlich saubere und auch insolvenzsichere Trennung von Organisations- und Klientengeldern ermöglichen. Was es dafür braucht, ist eine spezialisierte, rechtssichere Infrastruktur, die Klientengeldverwaltung nicht nur dokumentiert, sondern ganzheitlich – von der Verwahrung über die Zahlung bis zur revisionssicheren Nachvollziehbarkeit – abwickelt. Auch bei der Caritas der Erzdiözese Wien wurde im Zuge interner Prüfungen deutlich, dass es für diese komplexen Anforderungen eine neue, digitale Lösung braucht.

Das österreichische Healthcare-Fintech Pflegenavi hat für diese Herausforderung eine innovative und rechtssichere Lösung entwickelt. Nach einer erfolgreichen gemeinsamen Pilotphase mit der Caritas der Erzdiözese Wien – in der das System umfassend in den Bereichen stationäre Pflege, mobile Pflege, Menschen mit Behinderung sowie Hilfe in Not erprobt wurde – ist nun der Rollout in über 100 Caritas-Einrichtungen erfolgt. Insgesamt werden dabei mehr als 1.000 Mitarbeiter:innen der Caritas mit den Pflegenavi-Bezahlkarten „PIANQA“ und rund 2.000 Klient:innen mit den Pflegenavi e-Wallets ausgestattet.

Caritas setzt auf Digitalisierung

Mit der innovativen Pflegenavi Wallets- und Bezahlkartenlösung wird künftig die Klientengeldverwaltung und Zahlungsabwicklung digital und transparent durchgeführt. Bereits in der im April 2025 begonnenen Pilotphase zeigte sich rasch, dass Pflegenavi den Verwaltungsaufwand für Mitarbeiter:innen deutlich reduziert, gleichzeitig Sicherheit und Nachvollziehbarkeit für Klient:innen und deren Angehörige erhöht und somit ein spürbarer Mehrwert für alle Beteiligten entsteht.

Im Rahmen des Live-Rollouts in den Bereichen stationäre und mobile Pflege, Menschen mit Behinderung sowie Hilfe in Not werden mittlerweile die Klientengelder mithilfe von Pflegenavi verwaltet. Zusätzlich kommen Bezahlkarten – ausgestellt als VISA Platinum Business Cards – bei den Mitarbeiter:innen der Caritas Wien zum Einsatz. Diese Karten nennt das Fintech Unternehmen PIANQA und stehen sowohl physisch als auch virtuell am Smartphone zur Verfügung. Sie werden für alltägliche Ausgaben wie Einkäufe, Apothekenbesuche oder sonstige Besorgungen im Auftrag der Klient:innen von den Mitarbeiter:innen genutzt. Transaktionen erfolgen in Echtzeit und können den jeweiligen Klient:innen mit nur wenigen Klicks über die Pflegenavi-Apps zugeordnet werden. Die Kartenlösung ermöglicht damit eine sichere, effiziente und zugleich flexible Abwicklung sämtlicher Ausgaben im rechtssicheren Rahmen der Klientengeldverwaltung.

Für die Caritas Wien markiert dieser Schritt einen wichtigen Meilenstein in der digitalen Weiterentwicklung ihrer Pflege- und Betreuungsprozesse. Peter Adelmann, CFO der Caritas Wien, betont: „Wir freuen uns, dass Pflegenavi nach der erfolgreichen Pilotphase nun in den Echtbetrieb für mehr als 100 Einrichtungen übergeht. Damit entlasten wir unsere Mitarbeiter:innen und erleichtern die tägliche Arbeit spürbar. Das Wichtigste aber ist: Wir haben eine rechtssichere und transparente Lösung für die Verwaltung fremder Gelder in unseren Pflege- und Betreuungseinrichtungen geschaffen.“

Mit der Entscheidung für Pflegenavi nimmt die Caritas der Erzdiözese Wien bewusst eine Vorreiterrolle ein. Als eine der ersten großen sozialen Organisationen in Österreich setzt sie auf eine eigenständige, spezialisierte Infrastruktur für die rechtssichere Klientengeldverwaltung und positioniert sich damit klar als Innovations- und Digitalisierungstreiber im Pflege- und Betreuungsbereich. Der Schritt zeigt: Das Thema Klientengeld ist kein Randthema, sondern eine zentrale Governance- und Compliance-Frage, die aktiv und zukunftsorientiert gelöst werden muss.

Der Bedarf an einer solchen Lösung besteht dabei längst über die Caritas hinaus. Das Grundproblem der Klientengeldverwaltung war in vielen Pflege- und Betreuungseinrichtungen seit Jahren bekannt – es fehlte jedoch an einer praxistauglichen und zugleich rechtskonformen Lösung. Seit dem Start des Rollouts verzeichnet Pflegenavi eine stark steigende Nachfrage weiterer sozialer Organisationen. Die entwickelte Infrastruktur stößt dabei nicht nur bei Einrichtungen selbst, sondern auch bei Dachverbänden sowie im Umfeld der Erwachsenenvertretung auf breite Zustimmung.

Warum gemeinsam Caritas & Pflegenavi?

Aus Sicht der Caritas war früh klar, dass das Thema Klienten- bzw. Fremdgeldverwaltung ein hohes Problembewusstsein erfordert. „Wir wussten sehr genau, wo die Herausforderungen liegen – rechtlich, organisatorisch und im Alltag der Mitarbeiter:innen. Was es gebraucht hat, war eine wirklich zündende Produktidee, die diese Komplexität praktikabel auflöst“, so einer der Projektkoordinator:innen Patrik Lindenthal von der Caritas Wien.

Gleichzeitig zeigte sich rasch, dass für ein solches Vorhaben hoch spezialisiertes IT- und Finanz-Know-how von außen notwendig ist. „Pflegenavi hat genau diese Expertise eingebracht – und gleichzeitig ein tiefes Verständnis für die Realität sozialer Organisationen. Diese Kombination war entscheidend.“

Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor waren die raschen Reaktionszeiten im Projekt. Anpassungen, Rückfragen und neue Anforderungen konnten zügig aufgegriffen und umgesetzt werden. „Gerade in einer Organisation unserer Größe ist es wichtig, dass ein Projektpartner nicht nur fachlich stark ist, sondern auch schnell und lösungsorientiert reagiert.“

Und nicht zuletzt, so Lindenthal, spielte auch die menschliche Ebene eine große Rolle: „Am Ende des Tages hat es einfach Freude gemacht, zusammenzuarbeiten. Das klingt banal, ist aber bei Projekten dieser Größenordnung alles andere als selbstverständlich.“

Lessons Learned aus dem gemeinsamen Projekt

Im Projektverlauf konnten beide Partner zahlreiche wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Auf Produktebene zeigte sich, dass früher und zielgerichteter Wissens- und Informationstransfer bei den diversen Nutzergruppen von entscheidender Bedeutung ist – insbesondere im sensiblen Umfeld digitaler Finanzlösungen. Gleichzeitig bestätigte sich, dass starke Vernetzung mit allen Stakeholdern ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist und Vertrauen in digitale Prozesse („Digital Trust“) aktiv aufgebaut werden muss. Für Pflegenavi war es besonders wichtig, zu erkennen, dass die Vielfalt der Einrichtungen flexible Lösungen erfordert und ein starrer One-Size-Fits-All-Ansatz nicht zielführend ist – ein Learning, das direkt in die Weiterentwicklung des Produkts eingeflossen ist.

Die enge Partnerschaft wirkt zudem über das Projekt hinaus: Pflegenavi-Co-Gründer Rainer Schuster und Caritas-Projektkoordinator Patrik Lindenthal teilten ihre Erfahrungen auch gemeinsam auf der Bühne – etwa beim INiTS Innovation Meetup „Venture Clienting – wie können Unternehmen mit geringem Risiko mit Startups zusammenarbeiten“ am 18. Februar 2026 in Wien.

Cloudlösung mit individuellen Anpassungen

Pflegenavi wurde gezielt so entwickelt, dass sich die Lösung nahtlos in die IT- und Prozesslandschaften großer Organisationen wie der Caritas Wien integrieren lässt. Als moderne Cloudanwendung ermöglicht das System individuelle Anpassungen direkt innerhalb der Plattform und kommt vollständig ohne lokale Installationen aus. „In zahlreichen gemeinsamen Workshops während der Pilotphase haben wir die Anforderungen einer so großen Organisation wie der Caritas im Detail erarbeitet. Besonders beeindruckend war, wie reibungslos Pflegenavi diese spezifischen Anforderungen – etwa die Integration eines Caritas-Single-Sign-On (SSO) inklusive komplexem Rollensystem – umsetzen konnte“, betont Patrik Lindenthal mit Blick auf die individuellen Anpassungsmöglichkeiten.

Seitens Pflegenavi wird zudem hervorgehoben, dass die Lösung bewusst so konzipiert wurde, dass sie sowohl für große Pflegeverbünde wie die Caritas als auch für kleinere Einrichtungen optimal einsetzbar ist. Rainer Schuster, Co-Founder von Pflegenavi, erklärt: „Pflegenavi ist eine sofort einsetzbare Cloudlösung. Es gibt einen Onboarding-Prozess, bei dem wir das System mit den initialen Kundendaten befüllen und ein KYB („Identitätsprüfung von Geschäftskunden“) durchführen. Danach geht es ohne Installation weiter und man kann direkt starten und loslegen. Unser Integrationsteam begleitet neue Einrichtungen von Anfang an – von der Schulung bis zum Go-Live. So können Pflegeeinrichtungen jeder Größe schnell und sicher in den Echtbetrieb übergehen.“

Mit der nun gestarteten Ausweitung auf alle Einrichtungen der Caritas Wien setzen Pflegenavi und die Caritas Wien einen weiteren Schritt zur digitalen Transformation im Pflege- und Betreuungsalltag. Das gemeinsame Ziel bleibt klar: mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz in der Klientengeldverwaltung – zum unmittelbaren Vorteil für Mitarbeiter:innen, Klient:innen sowie deren Angehörige beziehungsweise Erwachsenenvertreter:innen.

Über Pflegenavi

Pflegenavi ist ein österreichisches Healthcare Fintech, das digitale Lösungen für die sichere und transparente Verwaltung von Klientengeldern und  bargeldlose und effiziente Spesenabrechnungen innerhalb sozialer Organisationen entwickelt. Das Unternehmen verbindet praxisnahe Software mit modernen Bezahltechnologien, um soziale Organisationen, Mitarbeiter:innen und Klient:innen sowie deren Angehörige und Erwachsenenvertreter:innen nachhaltig zu unterstützen. Neben Caritas-Organisationen in mehreren Bundesländern zählen unter anderem namhafte Organisationen wie etwa die Diakonie, der Samariterbund oder Jugend am Werk zu den Kunden von Pflegenavi. www.pflegenavi.at

Über die Caritas der Erzdiözese Wien

Die Caritas ist eine der größten Hilfsorganisationen des Landes und unter dem Leitsatz „Not sehen und Handeln“ an mehr als 1.600 Orten in ganz Österreich im Einsatz. Zahlreiche Aufgaben erfüllt sie in Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand, vor allem die stationäre und mobile Pflege älterer und pflegebedürftiger Menschen, die Unterstützung für Menschen mit Behinderung sowie die Hilfe für Menschen in sozialen Notlagen. Auf dem Gebiet der Erzdiözese Wien sind mehr als 6.000 Mitarbeiter*innen für die Caritas tätig, rund 17.000 Menschen engagieren sich freiwillig in den unterschiedlichsten Projekten und in den Pfarren auf dem Gebiet der Erzdiözese Wien: etwa im Mobilen Hospiz, in den Lebensmittelausgabestellen, den Wärmestuben oder in den Lerncafés.

www.caritas-wien.at

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Weiterführendes Pressematerial zu diesem Thema inklusive hochauflösender Bilder können Sie unter folgendem Link herunterladen:

Pressematerial zu Pflegenavi-Caritas-Kooperation

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