Diakonie Burgenland führt moderne Klientengeldverwaltung ein

An mehreren Standorten der Diakonie Burgenland wurde Pflegenavi kürzlich eingeführt – mit durchwegs positiven Erfahrungen. Im Gespräch mit Annemarie Imre, Geschäftsführerin der Diakonie Südburgenland - www.diakonie.at - und Heimleitung des Diakoniezentrums Pinkafeld, wurde schnell klar: Die Entscheidung für Pflegenavi war ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung.
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Weniger Aufwand, mehr Fokus auf das Wesentliche

Ein zentraler Beweggrund für die Einführung war die spürbare Entlastung im Arbeitsalltag wenn es um das leidige Thema Fremdgeldverwaltung geht.

„Es erleichtert uns einfach enorm viel Arbeit. Das System ist sehr benutzerfreundlich und deckt genau das ab, was wir brauchen. Wir können uns nun viel mehr um die Pflege kümmern.“, bringt es Annemarie Imre auf den Punkt.

Gerade in einem Bereich, in dem Zeit eine der wertvollsten Ressourcen ist, macht sich diese Entlastung rasch bemerkbar. Aufgaben, die bisher viel manuelle Abstimmung erfordert haben, laufen nun strukturierter und effizienter ab.
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Mehr Sicherheit und klare Strukturen

Neben der Arbeitserleichterung spielte auch das Thema Sicherheit eine große Rolle.

„Rechtssicherheit ist natürlich ein großes Thema. Es ist einfach an der Zeit, dass wir uns in diese Richtung entwickeln und das Ganze optimieren.“

Die Umstellung auf eine digitale Lösung unterstützt die Einrichtungen dabei, klare und nachvollziehbare Prozesse zu schaffen – und reduziert gleichzeitig Risiken der Haftung der Heimleitung und Geschäftsführung in der Klientengeldverwaltung. Jede Transaktion ist für alle Beteiligten nachvollziehbar und vor allem revisionssicher.

Transparenz schafft Vertrauen

Ein besonders positiver Effekt zeigt sich im Austausch mit Angehörigen.

„Die Angehörigen sind total froh. Sie können jederzeit nachschauen, wie die Ausgaben von ihren Lieben ist. Und zwar genau dann, wenn sie es brauchen. So sind sie nicht mehr auf unsere Öffnungszeiten angewiesen und können in der Sekunde nachschauen.“

Diese neue Form der Transparenz sorgt nicht nur für mehr Vertrauen, sondern reduziert auch den organisatorischen Aufwand im Alltag. Informationen sind jederzeit verfügbar, ohne an fixe Zeiten gebunden zu sein.
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Auszeichnung für sichere Klientengeldverwaltung

Im Rahmen der erfolgreichen Einführung von Pflegenavi durfte Rainer Schuster, Co-Founder und Partner-Manager bei Pflegenavi persönlich eine Anwenderurkunde für „Transparenz & Sicherheit“ bei der Klientengeldverwaltung an die Standorte der Diakonie Burgenland überreichen.

Ein schöner Moment – und ein starkes Zeichen für moderne, sichere und transparente Prozesse in der Pflege.

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Bessere Zusammenarbeit mit Erwachsenenvertretungen

Auch externe Erwachsenenvertreter profitieren von der neuen Struktur.

Erwachsenenvertreter haben nun alle betreuten Klient:innen zentral im Blick und können schneller auf Informationen zugreifen. Abrechnungen werden vereinfacht, Prozesse beschleunigt.

Für die Einrichtungen bedeutet das vor allem eines: weniger Rückfragen, weniger Abstimmung – und damit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Die gemeinnützige Organisation „VertretungsNetz“ - www.vertretungsnetz.at - als größter Erwachsenenschutzverein Österreichs begrüßt ausdrücklich die Lösung von Pflegenavi.
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Vom ersten Zweifel zur echten Erleichterung

Wie bei vielen digitalen Umstellungen gab es anfangs auch Skepsis im Team der Diakonie. Neue Systeme bedeuten Veränderung – und die kommt im ohnehin intensiven Pflegealltag nicht immer gelegen.

Doch diese anfängliche Zurückhaltung wich schnell der positiven Erfahrung.

„Am Anfang war natürlich Skepsis da. Aber mittlerweile ist es wirklich positiv aufgenommen worden und wir arbeiten sehr gerne mit dem System. Es ist leicht und verständlich aufgebaut.“

Vor allem dann, wenn spürbar wird, dass Aufgaben wegfallen, die eigentlich gar nicht zur Pflege gehören.

„Wir mussten immer zur Post gehen und Briefe an die Angehörigen versenden mit den Belegen. Dann hatten wir auch immer Probleme wenn das Konto nicht gedeckt war. Das fällt jetzt alles weg.“
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Pflege statt Verwaltung

Ein Gedanke zog sich besonders deutlich durch das Gespräch:

„Wir sind da, um zu pflegen – nicht um eine Bank zu spielen.“

Viele administrative Tätigkeiten beim Thema Klienten- bzw. Depotgeld, die sich über Jahre im Pflegealltag angesammelt haben, werden durch Pflegenavi neu organisiert. Das schafft Raum für das Wesentliche: die Betreuung und Begleitung der Menschen.

„Die Menschen haben sich daran gewohnt, dass wir für alles ein Service anbieten. Das war aber immer mit großem Aufwand verbunden. Mit Pflegenavi ist das Klientengeld trotzdem noch möglich, aber die Tätigkeiten verschwinden aus unserem Bereich. Wir können uns nun wieder auf das Wesentliche konzentrieren – die Pflege“.
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Blick nach vorne: Weitere Schritte geplant

Auch die Weiterentwicklung ist bereits Thema. Derzeit kommt in der Diakonie Südburgenland das Modul „Wallets“ zum Einsatz. Hierbei hat jede Bewohner:in ein eigenes e-Wallet, das wie ein virtuelles Bankkonto funktioniert. Als nächster Schritt wird auch das Modul „Bezahlkarten“ in Betracht gezogen. Somit können die Einkaufsprozesse noch leichter umgesetzt werden im Pflegeheim.

Gleichzeitig bleibt klar: Die Bedürfnisse der Bewohner:innen stehen im Mittelpunkt. Und dieser Ansatz bedingt auch, dass das Thema Bargeld trotzdem noch eine Rolle spielen wird.

„Bargeld wird manchmal noch benötigt, etwa für persönliche Ausgaben oder wenn eine Bewohner:in ihren Kindern oder Enkelkindern Geld geben möchte. Das funktioniert auch weiterhin noch mit Pflegenavi.“

Obwohl Bargeld immer noch eine Rolle im täglichen Heimbetrieb spielt, ist bei der Diakonie Südburgenland der Weg in Richtung digitaler Lösung bereits eingeschlagen.
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‍Starke Partnerschaft von Anfang an

Neben dem System selbst wurde vor allem die Zusammenarbeit als besonders wertvoll hervorgehoben.

„Wir hatten am Anfang viele Fragen – aber ihr wart immer erreichbar und habt alles sofort beantwortet. Das war wirklich eine große Unterstützung. Unser Team in der Verwaltung ist begeistert vom System.“

Gerade in der Einführungsphase zeigt sich, wie entscheidend eine enge und verlässliche Begleitung ist. Sie schafft Sicherheit, nimmt Unsicherheiten und erleichtert den Umstieg für alle Beteiligten spürbar.

Auch auf Seiten von Pflegenavi ist dieser Prozess ein kontinuierliches Lernen und Weiterentwickeln.

Rainer Schuster, Co-Founder und Partner-Manager bei Pflegenavi, bringt es so auf den Punkt:

„Wir entwickeln unsere Schulungen laufend weiter. Eine wichtige Erkenntnis bei der Einschulung der Diakonie in das System war zum Beispiel, dass es für das Verständnis deutlich besser ist, wenn wir mit echten Daten arbeiten statt mit Testbeispielen. So wird das System für die Teams sofort greifbarer.“
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Ein Besuch, der verbindet

Ein besonderer Moment ergab sich auch abseits der organisatorischen Themen: Bei seinem Besuch im Pflegeheim der Diakonie Südburgenland nahm sich Rainer Schuster Zeit, um bei den Bewohner:innen vorbeizuschauen und mit ihnen ins Gespräch zu kommen. In einer herzlichen, persönlichen Unterhaltung zeigte sich einmal mehr, worum es im Kern geht – um die Menschen selbst. Ein schönes Zeichen dafür, dass bei aller Digitalisierung der persönliche Kontakt im Mittelpunkt bleibt.

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Wir bedanken uns herzlich für das Vertrauen und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!

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