Pflegenavi in der Praxis - CARITAS Pflegewohnhaus Schönbrunn

Mit unserer Reihe „Pflegenavi in der Praxis“ zeigen wir, wie innovative Pflegeeinrichtungen unsere Software- bzw. Zahlungslösung für die Depotgeldverwaltung im Alltag erfolgreich einsetzen. Wir besuchen unsere Kundinnen und Kunden direkt vor Ort, begleiten sie im täglichen Betrieb und lassen sie erzählen, wie Pflegenavi ihre Arbeit einfacher, transparenter und effizienter macht.

Diesmal sind wir im Caritas Pflegewohnhaus Schönbrunn in Wien zu Gast. David Weninger, Verwaltungsassistent gibt uns spannende Einblicke in den praktischen Einsatz von Pflegenavi und berichtet im Interview, wie das digitale Tool und auch die Pflegenavi Bezahlkarte seine Einrichtung im Arbeitsalltag unterstützen.

David, magst du dich kurz vorstellen und erzählen, wo du arbeitest und was genau deine Aufgaben sind?

Ich bin David, 28 Jahre alt, und arbeite seit zwei Jahren im Pflegewohnhaus Schönbrunn. Wir sind ein kleines, familiäres Pflegeheim mit stationärem Betrieb und aktuell rund 70 Bewohnerinnen und Bewohnern. Ab November erweitern wir unsere Kapazität auf 85 Pflegeplätze, worauf wir uns schon sehr freuen. Neben meinen klassischen Verwaltungsaufgaben kümmere ich mich natürlich auch um die Depotgeldverwaltung, wobei ich täglich Pflegenavi verwende.

Wie sieht dein Arbeitsalltag aus, und welche Besorgungen machst du und dein Team normalerweise im Namen der Bewohner:innen?

Wir arbeiten mit einem klassischen Einkaufslisten System. Die Bewohnerinnen und Bewohner können dort eintragen lassen, was sie brauchen – das reicht von einer Packung Chips über ein bestimmtes Shampoo bis hin zu Artikeln aus der Apotheke. Wir gehen dann einkaufen und besorgen diese Produkte. Außerdem kommen regelmäßig Dienstleister wie etwa eine Friseurin zu uns ins Haus, die einmal pro Woche den Bewohnerinnen die Haare schneidet.

Wie setzt ihr Pflegenavi dabei konkret ein?

Wir verwenden Pflegenavi nahezu täglich und bei allen unseren Einkäufen oder Bezahlungen, die wir im Namen unserer Bewohner:innen machen. Einerseits hilft uns das System beim Management aller Belege unserer täglichen Ausgaben, andererseits können wir mit der Pflegenavi-Bezahlkarte – der PIANQA Karte - direkt nach dem Einkauf bezahlen.

Bezahlt ihr die Friseurin dann auch jedes Mal mit der Bezahlkarte?

Nein, die Friseurin ist selbst an das Pflegenavi-System angeschlossen und hat dort ihr eigenes Wallet – also sozusagen ihr Konto. Nach der erbrachten Dienstleistung gibt sie alles selbst in die Pflegenavi-App am Handy ein. Wir erhalten dann einen Hinweis, dass wir die Rechnung freigeben sollen, und mit einem Klick wird sie direkt ausbezahlt. Das Geld geht automatisch vom Wallet der Klientin auf das der Friseurin. Wir müssen uns um nichts mehr kümmern, und alles ist sauber und transparent dokumentiert.

Was hat sich seit der Einführung von Pflegenavi in eurem Alltag verändert?

Früher mussten wir alle Belege einzeln ablegen – egal ob Supermarktbeleg oder die vielen Rechnungen der Friseurin. Das war sehr viel Papierkram. Jetzt läuft alles digital, und das vereinfacht die Abläufe enorm. Wir können viel effizienter arbeiten, wenn Dienstleister ins Haus kommen oder wir Besorgungen machen.

Wie unterstützt dich die Pflegenavi-Bezahlkarte namens PIANQA bei deiner täglichen Arbeit?

Das ist wirklich praktisch, weil wir viel weniger mit Bargeld aus der Hand kassa arbeiten müssen. Die Mitarbeiterinnen, die einkaufen gehen, haben ihre eigene PIANQA-Karte und bezahlen direkt im Geschäft. Wir verwenden die physische Karte, wissen aber auch, dass man sie über das Smartphone nutzen kann.

Was passiert nach dem Einkauf?

Nach dem Einkauf wird der Betrag automatisch vom e Wallet der Bewohnerin abgebucht. Die Mitarbeiterin bekommt sofort eine Benachrichtigung über die Transaktion. Anschließend lädt sie die Rechnung per Foto oder Scan in Pflegenavi hoch und ordnet sie der jeweiligen Person zu. Auch Sammelrechnungen lassen sich ganz einfach aufteilen – das funktioniert wirklich gut.

Fühlst du dich im Umgang mit Klientengeldern jetzt sicherer als früher?

Ja, auf jeden Fall. Pflegenavi in Kombination mit der PIANQA-Karte macht den Umgang mit Klientengeldern für uns deutlich sicherer. Früher hatten wir viele verschiedene Geldbörsen mit Bargeld von unterschiedlichen Bewohnerinnen – da griffen viele Hände hinein, und man trug viel Verantwortung. Jetzt läuft alles digital, ist nachvollziehbar dokumentiert, und wir fühlen uns viel sicherer dabei.

Wie reagieren Angehörige, Erwachsenenvertreter oder externe Dienstleister auf die neue Lösung?

Sehr positiv! Viele Angehörige sind regelmäßig im Haus, aber Erwachsenenvertreterinnen sind oft nicht vor Ort und können dadurch schwer nachvollziehen, wie der Konto stand aussieht. Mit der Pflegenavi-App sehen sie alle Bewegungen in Echtzeit – was ausgezahlt, was gekauft wurde, inklusive eingescannten Rechnungen. Das schafft Transparenz und Vertrauen. Gerade bei Angehörigen ist dadurch viel Skepsis verschwunden, ob alles korrekt abläuft. Die Angehörigen lieben auch die Funktionalität, dass automatisch ab einem gewissen Betrag der Saldo der Bewohnerin wieder aufgebucht wird. Das hilft uns, weil wir den Angehörigen nicht mehr nachlaufen müssen - aber auch den Angehörigen, weil sie sicher sein können, dass immer genug Geld für Ausgaben am Wallet ist.

Wie schnell hast du dich persönlich an das neue System gewöhnt?

Für meine Generation war das sehr einfach – wir sind mit Internetbanking und digitalen Tools aufgewachsen. Aber auch meine älteren Kolleginnen kommen super damit zurecht, weil die Oberfläche sehr benutzerfreundlich ist. Kein unnötiger Schnickschnack, einfach aufgebaut und auf das Wesentliche konzentriert. Eine Rechnung ist schnell erfasst und mit der Scan funktion auch in Windeseile in das System hochgeladen. Und wenn man mal vergisst eine Ausgabe für die Bewohnerin zu erfassen, dann wird man vom System daran erinnert.

Was würdest du Kolleg:innen raten, die noch mit Bargeld oder Sammelkonten arbeiten?

Ich würde ihnen raten, sich einfach zu trauen und keine Angst vor einem neuen System zu haben. Pflegenavi ist eine richtig gute Anwendung – vor allem in Kombination mit der PIANQA-Bezahlkarte. Wir nutzen beides fast täglich und haben uns dadurch schon viel Zeit und Nerven erspart. Ich kann es wirklich jedem empfehlen.‍

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